Spamschutz für Unternehmen: Schutz vor gefälschten Rechnungen

Im Postfach Ihrer Buchhaltung liegt eine Rechnung von einem vertrauten Lieferanten. Nur die Bankverbindung sei neu, steht in der E-Mail. Der Betrag passt zu einem laufenden Auftrag und die Nachricht sieht auf den ersten Blick echt aus. Trotzdem könnte sie von jemandem stammen, der die Zahlung auf sein eigenes Konto lenken möchte.

Ein Spamschutz kann solche verdächtigen E-Mails herausfiltern, bevor sie im Postfach ankommen. Er entlastet damit die Menschen, die täglich Nachrichten bearbeiten. Damit Sie seinen Nutzen einschätzen können, hilft ein Blick darauf, was der Filter erkennt und warum bei Zahlungsaufforderungen trotzdem Aufmerksamkeit nötig bleibt.

Eine vertraute Absenderzeile ist noch kein Beleg

Der angezeigte Name einer E-Mail lässt sich leicht nachahmen. Hinter „Ihr Lieferant“ kann eine völlig andere Adresse stehen. Manchmal verwenden Betrüger auch eine Internetadresse, die dem echten Namen bis auf einen Buchstaben ähnelt. Beim schnellen Lesen fällt dieser Unterschied kaum auf.

In anderen Fällen stammt die Nachricht tatsächlich aus dem Postfach des Geschäftspartners. Dann haben Unbefugte Zugang zu diesem Konto erlangt und können sogar an einen vorhandenen Schriftwechsel anknüpfen. Deshalb kann eine gefälschte Rechnung glaubwürdig wirken, ohne die typischen Schreibfehler oder auffälligen Formulierungen zu enthalten.

Ein vorgeschalteter Filter prüft die Nachricht auf ihrem Weg

Stellen Sie sich den Filter wie eine Prüfstelle vor dem Briefkasten vor. Die E-Mail durchläuft diese Stelle, bevor sie an Ihr Postfach weitergegeben wird. Anders als ein Mensch sieht der Filter dabei auch technische Merkmale, die beim normalen Lesen verborgen bleiben.

Er bewertet etwa, ob der versendende Server bereits durch unerwünschte Nachrichten aufgefallen ist. Hinzu kommen Prüfungen des Absenders sowie Hinweise aus dem Inhalt, aus Links und aus Anhängen. Mehrere verdächtige Merkmale zusammen können dazu führen, dass eine Nachricht zurückgehalten oder abgewiesen wird.

Bei der Absenderprüfung geht es vereinfacht darum, ob ein Versandweg zur angegebenen Domain passt. Eine Domain ist der Name hinter dem @ Ihrer E-Mail-Adresse. Solche Prüfungen erschweren bestimmte Absenderfälschungen. Sie bestätigen aber nicht, dass eine Rechnung berechtigt ist oder dass die darin genannte Bankverbindung stimmt.

Bei neuen Zahlungsdaten hilft eine persönliche Rückfrage

Kein Filter erkennt jede gefährliche Nachricht. Eine ähnlich geschriebene Domain kann technisch korrekt eingerichtet sein. Auch bei einem übernommenen echten Postfach können die Absenderprüfungen erfolgreich ausfallen. Der Filter kann daraus nicht sicher ableiten, wer die Nachricht tatsächlich verfasst hat.

Wenn ein Lieferant plötzlich eine andere Bankverbindung nennt, schafft ein kurzer Anruf über eine bereits bekannte Nummer Klarheit. Die Telefonnummer aus der fraglichen E-Mail eignet sich dafür nicht, weil auch sie zum Betrugsversuch gehören kann. Eine Antwort auf dieselbe E-Mail könnte wiederum direkt bei den Tätern landen.

So ergänzen sich technische Prüfung und ein klarer Ablauf im Unternehmen: Der Filter verringert die Zahl verdächtiger Nachrichten im Posteingang. Eine Rückfrage bei ungewöhnlichen Zahlungsdaten schützt zusätzlich dort, wo eine E-Mail äußerlich glaubwürdig bleibt.

In der Quarantäne bleiben zurückgehaltene Nachrichten prüfbar

Ein Filter kann auch eine berechtigte E-Mail falsch einschätzen. Deshalb gibt es die Quarantäne: einen getrennten Bereich für Nachrichten, die zunächst nicht zugestellt werden. Das ist vergleichbar mit einem Ablagefach für Post, die noch geprüft werden muss.

Im Filterportal können Sie diese Nachrichten kontrollieren und berechtigte E-Mails freigeben. Eine regelmäßig zuständige Person hilft dabei, dass z.B. eine erwartete Lieferantenrechnung nicht übersehen wird. Eine Freigabe sollte sich auf die geprüfte Nachricht stützen. Ein vertrauter Absendername allein macht auch künftige Nachrichten nicht automatisch sicher.

Die Quarantäne enthält allerdings nicht jede abgefangene E-Mail. Manche Nachrichten werden bereits bei der Annahme abgewiesen und lassen sich dort nicht nachträglich öffnen. Quarantäne und Posteingang sind deshalb zwei unterschiedliche Ansichten, keine vollständige Sammlung sämtlicher Zustellversuche.

Ein Archiv hat eine andere Aufgabe als der Spamfilter

Ein Spamfilter bewertet Nachrichten. Ein durchsuchbares Archiv bewahrt E-Mails auf, damit Sie sie später wiederfinden können, etwa bei einer Rückfrage zu einem Auftrag. Es bestätigt weder die Echtheit einer Rechnung noch ersetzt es die Kontrolle verdächtiger Nachrichten.

Bei hostworld.de ist die Archivierung optional. Wenn Sie eingehende E-Mails filtern lassen, kann das Archiv diese Nachrichten ab der Aktivierung zusätzlich aufbewahren. Sollen auch versendete E-Mails darin erscheinen, muss dafür ebenfalls der Filter gebucht und eingerichtet sein. Ältere Inhalte Ihres Postfachs werden nicht automatisch übernommen.

Der zusätzliche Schutz kann Ihre bestehenden Postfächer ergänzen

In den E-Mail-Paketen von hostworld.de ist bereits ein Spamfilter enthalten. Der zusätzliche E-Mail-Spamschutz ergänzt ihn um die vorgelagerte Filterung. Ihre Adressen und Postfächer können bestehen bleiben. Bei einem anderen E-Mail-Anbieter prüfen wir mit Ihnen, ob sich der Filter in den vorhandenen Empfangs- oder Versandweg einbinden lässt.

Der E-Mail-Domainschutz erfüllt eine andere Aufgabe: Er wertet Berichte über die Nutzung Ihrer Absender-Domain aus und kann Auffälligkeiten zeigen. Er ist kein Eingangsfilter und blockiert selbst keine Nachrichten. Außerdem erfassen die zeitversetzten Berichte nicht jede E-Mail.

Auf der Seite E-Mail-Spamschutz und Archivierung (https://www.hostworld.de/email-spamschutz) finden Sie die Möglichkeiten für Empfang und Versand. Wir stimmen mit Ihnen ab, welche Ergänzung zu Ihrer E-Mail-Nutzung passt und welche Voraussetzungen die Einrichtung braucht.