E-Mail mit eigener Domain einrichten: Anleitung | hostworld.de

Eine E-Mail-Adresse mit Ihrem Unternehmensnamen zeigt schon beim ersten Kontakt, zu wem eine Nachricht gehört. Auf einer Visitenkarte, einem Angebot oder einer Rechnung passt sie zu Ihrem Auftritt. Sie brauchen dafür keine eigene IT-Abteilung. Hilfreich ist aber zu verstehen, welche Aufgaben die Adresse, das Postfach und der E-Mail-Anbieter jeweils übernehmen.

Ihre Domain macht die Adresse zu Ihrer Adresse

Bei einer Adresse wie kontakt@example.org ist „example.org“ die Domain, also Ihr eigener Name im Internet. Der Teil vor dem @ kann eine Person oder eine Aufgabe bezeichnen, etwa Kontakt oder Buchhaltung. So können Sie Ihre Adressen passend zu Ihrem Unternehmen aufbauen.

Der Vorteil reicht über den ersten Eindruck hinaus: Wechseln Sie später den E-Mail-Anbieter, kann die Adresse gleich bleiben. Voraussetzung ist, dass Sie Ihre Domain weiterführen und die Zustellung auf den neuen Anbieter umstellen. Ihre Kunden müssen sich dann keine neue Adresse merken.

Eine Domain allein enthält noch kein Postfach. Sie ist zunächst der Name. Der E-Mail-Dienst nimmt Nachrichten entgegen, speichert sie und versendet Ihre Antworten. Ihre Website und Ihre E-Mails dürfen bei verschiedenen Anbietern liegen. Für das E-Mail Hosting von hostworld.de können Sie deshalb auch eine Domain nutzen, die bereits anderswo registriert ist.

Ein Postfach kann mehrere Adressen haben

Ein Postfach lässt sich mit einem abschließbaren Briefkasten vergleichen. Es hat einen eigenen Zugang und Platz für Nachrichten. Wenn zwei Mitarbeitende ihre E-Mails getrennt verwalten sollen, sind dafür in der Regel zwei eigene Postfächer sinnvoll.

Eine zusätzliche Adresse muss dagegen nicht immer ein weiteres Postfach sein. Ein sogenannter Alias ist wie ein zweites Namensschild am gleichen Briefkasten. Nachrichten an „info“ und „kontakt“ können im selben Postfach ankommen. Das spart getrennte Anmeldungen, wenn dieselbe Person beide Aufgaben übernimmt. Welche dieser Adressen auch beim Antworten verwendet werden dürfen, wird im E-Mail-Dienst festgelegt.

Eine Weiterleitung funktioniert anders: Sie schickt eingehende Nachrichten an eine andere Adresse weiter. Damit ist der Versand unter Ihrem eigenen Unternehmensnamen noch nicht eingerichtet. Antworten Sie aus einem privaten Postfach, kann beim Empfänger wieder Ihre private Adresse erscheinen. Für einen durchgehend passenden Absender braucht es deshalb auch einen eingerichteten Versanddienst.

Das Internet braucht einen Wegweiser zu Ihrem Postfach

Wenn jemand an Ihre neue Adresse schreibt, muss dessen E-Mail-Dienst wissen, wohin die Nachricht gehört. Dafür gibt es DNS, vereinfacht das Adressbuch des Internets. In diesem Adressbuch stehen unterschiedliche Einträge für Ihre Domain: einer verweist auf die Website, ein anderer auf den Dienst, der Ihre E-Mails annimmt.

Der Wegweiser für eingehende E-Mails heißt MX-Eintrag. Er sorgt dafür, dass die Nachricht beim zuständigen E-Mail-Anbieter ankommt. Die neue Adresse und das Postfach müssen dort bereits existieren, sonst findet die Nachricht zwar den Anbieter, aber keinen passenden Briefkasten.

Weil Website und E-Mail getrennte Wegweiser haben, kann Ihre Website beim bisherigen Anbieter bleiben. Beim Wechsel des E-Mail-Dienstes werden die dafür nötigen Einträge angepasst. Die Einträge für die Website werden dabei beibehalten. Würde man stattdessen alle vorhandenen Einträge ersetzen, könnte auch die Website unerreichbar werden.

Damit andere Ihre E-Mails besser von Fälschungen unterscheiden können

Ein sichtbarer Absender lässt sich bei E-Mails fälschen, ähnlich wie ein fremder Name auf einem Briefumschlag. Deshalb prüfen empfangende Dienste zusätzliche Nachweise. Bei der Einrichtung begegnen Ihnen dafür die Kürzel SPF, DKIM und DMARC. Dahinter stehen unterschiedliche Aufgaben.

SPF ist eine Liste erlaubter Versandserver. Der empfangende Dienst kann damit prüfen, ob der sendende Server für die beim Versand verwendete Domain zugelassen ist. Für denselben Domainnamen gibt es eine gemeinsame SPF-Liste. Zwei getrennte SPF-Einträge werden nicht automatisch zusammengefügt, sondern führen bei dieser Prüfung zu einem Fehler. Nachrichten können dadurch im Spam landen oder abgewiesen werden.

Das wird relevant, wenn neben Ihrem normalen Postfach beispielsweise ein Newsletter-Dienst E-Mails für Sie verschickt. Dessen Berechtigung gehört gegebenenfalls in die vorhandene Liste. Einfach eine zweite Liste daneben anzulegen, hilft nicht. Ob und wie ein zusätzlicher Dienst eingebunden wird, lässt sich anhand seiner Vorgaben prüfen.

DKIM ergänzt ein digitales Siegel. Der Versanddienst versieht die E-Mail mit einer prüfbaren Signatur. Damit kann der Empfänger kontrollieren, welche Domain die Nachricht signiert hat und ob die signierten Teile unterwegs verändert wurden. Dieses Siegel verschlüsselt den Inhalt nicht, sondern hilft bei der Prüfung seiner Herkunft.

DMARC verbindet die Prüfung mit dem sichtbaren Absender. Es prüft, ob ein erfolgreicher SPF- oder DKIM-Nachweis zur Domain passt, die der Leser als Absender sieht. Zusätzlich kann die Domain vorgeben, wie mit Nachrichten ohne passenden Nachweis umgegangen werden soll, beispielsweise durch Ablehnung.

Deshalb sollten bestehende DMARC-Regeln nicht einfach überschrieben werden. Eine neue Regel könnte den bisherigen Schutz verringern oder berechtigte Nachrichten aussperren, wenn ein Versanddienst noch nicht richtig eingebunden ist. Gut abgestimmte Einstellungen erschweren den Missbrauch Ihrer Domain. Eine Garantie für den Posteingang sind sie nicht, denn empfangende Anbieter prüfen weitere Merkmale.

Im Alltag bleibt E-Mail vertraut

Ihre Nachrichten können Sie im Browser oder in einem passenden E-Mail-Programm lesen. Bei der Nutzung auf Computer und Smartphone ist ein gemeinsamer Postfachstand praktisch: Eine gelesene Nachricht soll auch auf dem anderen Gerät als gelesen erscheinen. Dafür wird üblicherweise IMAP verwendet, ein Verfahren zum Abgleichen der E-Mails und Ordner.

Die zu Ihrer Domain gehörenden Einrichtungswerte finden Sie im Kundenmenü bei Ihrem E-Mail-Paket unter „DNS-Einträge“. Für Ihr E-Mail-Programm gibt es zusätzlich die passenden Zugangsinformationen. Sie müssen die technischen Werte nicht selbst herleiten. Bei einer extern verwalteten Domain werden die DNS-Werte bei dem Anbieter hinterlegt, der ihre DNS-Verwaltung betreibt.

Nach einer Umstellung verwenden manche Dienste vorübergehend noch gespeicherte alte Angaben. Das Internet liest sein Adressbuch nicht bei jeder Nachricht vollständig neu. Deshalb ist ein Wechsel nicht überall im selben Moment sichtbar.

Ein Anbieterwechsel nimmt alte Nachrichten nicht automatisch mit

Die neue Zustelladresse sagt nur, wo künftige E-Mails ankommen sollen. Bereits gespeicherte Nachrichten bleiben zunächst beim bisherigen Anbieter. Unser Support unterstützt Sie beim Übertragen der E-Mails, Ordner und Anhänge, sofern der bisherige Zugang dafür geeignet und erreichbar ist. Kalender und Kontakte brauchen eine gesonderte Betrachtung, weil sie keine E-Mail-Nachrichten sind.

Ein zeitweiser Parallelbetrieb gibt Raum zum Prüfen: Sind die alten Ordner vorhanden, kommen neue Nachrichten an und funktioniert das Antworten mit der richtigen Adresse? Erst danach sollte der bisherige Zugang beendet werden. So fällt auch auf, wenn während der Umstellung noch Nachrichten im alten Postfach eintreffen.

Für die Auswahl eines Pakets zählen vor allem die benötigten eigenen Postfächer und der Speicher für Nachrichten und Anhänge. Bei hostworld.de umfasst ein Paket eine Hauptdomain. Zusätzliche Alias-Domains verwenden dieselben Postfächer. Benötigen Sie voneinander unabhängige Domains mit eigenen Postfächern, sind separate Pakete nötig.

Sie möchten Ihre bestehende Adresse weiterverwenden oder erstmals eine eigene Domain nutzen? Beschreiben Sie uns über die Kontaktseite, wie viele Personen E-Mails benötigen und was bereits vorhanden ist. Wir helfen Ihnen, den passenden Einstieg zu finden.