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Postfach, Alias oder Weiterleitung: der Unterschied
Alltagssituation: Eine neue Adresse soll her, aber welcher Typ ist eigentlich gemeint? Der Unterschied zwischen Postfach, Alias und Weiterleitung in einfachen Worten. Wann welche Lösung zum Vorhaben passt und worauf Sie bei der Einrichtung achten.
Sie starten mit einer E-Mail-Adresse für Ihr Unternehmen. Später kommen vielleicht eine Adresse für Rechnungen und eine weitere für allgemeine Anfragen dazu. Müssen Sie deshalb drei Postfächer öffnen und überall nach neuen Nachrichten schauen? Das hängt davon ab, wer die E-Mails bearbeiten soll.
Ein Postfach, ein Alias und eine Weiterleitung können nach außen gleich aussehen. Der Unterschied zeigt sich hinter der Adresse: Wo werden die Nachrichten aufbewahrt und wie greifen Sie darauf zu? Ein Beispiel mit einem kleinen Betrieb macht die Auswahl leichter.
Im Postfach lesen und beantworten Sie Ihre E-Mails
Ein Postfach ist Ihr eigener Platz für E-Mails. Dort liegen empfangene Nachrichten, gesendete Antworten und die Ordner, die Sie anlegen. Mit den Zugangsdaten öffnen Sie das Postfach im Browser oder in einem E-Mail-Programm.
Stellen Sie sich vor, Frau Weber kümmert sich in Ihrem Betrieb um Kundenanfragen. Sie erhält ein eigenes Postfach und kann darin unabhängig arbeiten. Ihre Nachrichten bleiben von den E-Mails der Kollegen getrennt. Genau dafür ist ein eigenes Postfach sinnvoll: Eine Person oder ein Arbeitsbereich braucht einen eigenen Posteingang.
Für mehrere Postfächer muss es nicht mehrere Geräte geben. Sie können verschiedene Postfächer im selben E-Mail-Programm verwalten. Die Trennung betrifft die Nachrichten und Zugänge, nicht den Computer auf Ihrem Schreibtisch.
Ein Alias gibt einem Postfach eine weitere Adresse
Nun möchten Sie neben der persönlichen Adresse von Frau Weber auch kontakt@ anbieten. Solange sie beide Adressen betreut, kann kontakt@ als Alias in ihr vorhandenes Postfach zeigen. Ein Alias ist eine zusätzliche E-Mail-Adresse ohne eigenes Postfach und ohne separates Passwort.
Für Ihre Kunden ist kontakt@ eine ganz normale Adresse. Intern landen die Nachrichten bei Frau Weber, zusammen mit den E-Mails an ihre persönliche Adresse. Sie muss deshalb keinen zweiten Posteingang kontrollieren. Das funktioniert auch mit einer weiteren Adresse wie anfragen@.
Ein Alias passt also, wenn mehrere Adressen von derselben Stelle bearbeitet werden sollen. Er schafft jedoch keinen getrennten Arbeitsbereich für einen weiteren Mitarbeiter. Auch der Versand verdient eine kurze Unterscheidung: Damit Sie unter einer Alias-Adresse antworten können, muss Ihr E-Mail-Dienst das erlauben und die Adresse im verwendeten E-Mail-Programm entsprechend eingerichtet sein. Der Empfang unter einem Alias richtet das nicht automatisch mit ein.
Eine Weiterleitung schickt Nachrichten an Ihr bestehendes Postfach
Vielleicht haben Sie bereits ein Postfach, das Sie täglich nutzen. Neue Nachrichten an Ihre eigene Domain sollen ebenfalls dort ankommen. Eine Weiterleitung übernimmt genau diesen Weg: Sie schickt eingehende E-Mails an die hinterlegte Zieladresse, auch wenn das Ziel bei einem anderen Anbieter liegt.
Das ist z.B. praktisch, wenn Sie zunächst nur eine Adresse für Anfragen auf einer Visitenkarte benötigen. Sie verwenden Ihren bisherigen Posteingang weiter. Bei hostworld.de sind E-Mail-Weiterleitungen bereits bei einer Domain enthalten. Ein Hosting-Paket oder ein zusätzliches Postfach ist dafür nicht nötig.
Eine reine Weiterleitung hat keinen eigenen Posteingang, in den Sie sich einloggen können. Sie richtet auch keinen Versand unter der neuen Adresse ein. Antworten Sie aus Ihrem bisherigen Postfach, wird normalerweise dessen Adresse als Absender verwendet. Wenn Sie regelmäßig unter Ihrer Firmenadresse schreiben möchten, ist ein dafür eingerichtetes E-Mail-Postfach die passende Grundlage.
Entscheidend ist, wer die Nachrichten bearbeitet
Solange Frau Weber alle Anfragen betreut, können ihre persönliche Adresse und kontakt@ in einem Postfach zusammenlaufen. Übernimmt später ein Kollege einen eigenen Aufgabenbereich, kann er ein separates Postfach bekommen. So hat jeder seinen eigenen Zugang und die zugehörigen Nachrichten.
Ein Alias ergänzt dagegen den Namen auf einem vorhandenen Postfach. Eine Weiterleitung bringt die Nachrichten zu einem bereits genutzten Ziel. Beide Varianten vermeiden einen zusätzlichen Posteingang. Die angekommenen Nachrichten benötigen dort trotzdem Speicherplatz.
Sie müssen also nicht für jede neue Adresse gleich ein weiteres Postfach buchen. Maßgeblich ist, ob die E-Mails gemeinsam oder getrennt bearbeitet werden sollen und unter welcher Adresse Sie antworten möchten.
Ihre eigene Domain bleibt die gemeinsame Adresse
Die Domain ist der Teil nach dem @-Zeichen. Mit einer eigenen Domain können Sie passende Adressen für sich und Ihr Team verwenden. Auch wenn Sie später den E-Mail-Anbieter wechseln, lassen sich diese Adressen grundsätzlich weiterführen. Dafür wird die Domain mit dem neuen E-Mail-Dienst verbunden.
Bei E-Mail Hosting von hostworld.de (https://www.hostworld.de/email-hosting) finden Sie Postfächer mit den jeweils enthaltenen Alias-Adressen. Wenn Sie zunächst nur eingehende Nachrichten weiterleiten möchten, finden Sie die Informationen dazu auf unserer Domain-Seite (https://www.hostworld.de/domains). Wir helfen Ihnen bei der Auswahl anhand der Adressen, die Sie im Alltag nutzen möchten.
